Come inviare un PDF troppo grande per l'email
Un allegato che sembra tranquillamente sotto il limite può comunque essere rifiutato, e il motivo quasi mai è quello che si immagina.
Il file viaggia più pesante di quanto pesi sul disco
Gli allegati non vengono spediti come byte grezzi: prima vengono codificati, e la codifica aggiunge circa un terzo al peso. Un PDF da 20 MB arriva al server come 27 MB abbondanti, ed è per questo che un file apparentemente al sicuro sotto il limite dei 25 MB torna indietro lo stesso.
I limiti poi variano più di quanto si pensi. Gmail si ferma a 25 MB, Outlook.com a 20 MB, e i server di posta aziendali sono spesso configurati a 10 MB — e conta il limite di *chi riceve* quanto il tuo. Un messaggio può uscire dalla tua posta in uscita ed essere rifiutato due passaggi dopo.
Prima capisci cosa lo appesantisce
Un contratto di cento pagine scritto al computer sta di solito sotto i 2 MB. La scansione di tre pagine dello stesso contratto può pesarne 40. La differenza è che la scansione non è testo: sono tre fotografie grandi di un foglio, e il numero di pagine non dice niente sul peso.
La distinzione conta perché la soluzione cambia. Una scansione risponde benissimo alla compressione. Un PDF di testo che pesa già 8 MB si porta dietro font incorporati e immagini a piena risoluzione che la compressione toccherà appena: quello va diviso, non compresso.
Prima strada: comprimerlo
È la mossa giusta per qualsiasi cosa scansionata o piena di immagini, e porta abitualmente una scansione da 40 MB sotto i 5 senza differenze visibili a schermo. Ai livelli più aggressivi la compressione perde qualità, quindi tieni l'originale — ma per un documento che verrà letto e non ristampato, la perdita non si vede.
Se il risultato è ancora troppo grande, il documento probabilmente deve diventare più corto, non più leggero.
Seconda strada: dividerlo
Due email da 8 MB passano sempre dove una da 16 non passa. Dividere un PDF in parti non è elegante ed è completamente affidabile, e ha il vantaggio collaterale che chi riceve può aprire la prima parte mentre la seconda sta ancora arrivando.
Se poi serve davvero solo una parte del documento, estrarre quelle pagine è ancora meglio: file più piccolo e meno roba da sfogliare per l'altra persona.
Cosa non funziona
- Zippare un PDF. I PDF sono già compressi internamente: uno ZIP fa risparmiare due o tre per cento e aggiunge un passaggio a chi riceve.
- Cambiare l'estensione per aggirare un filtro. Il server di posta legge la firma del file, non il nome.
- Rimandarlo uguale. Se è tornato indietro per dimensione, tornerà indietro di nuovo.
Quando non c'è verso
Oltre una certa dimensione l'email è il canale sbagliato, e nessuna compressione lo cambia. Metti il file in uno spazio condiviso e manda un link. Prima però conviene ripulire i metadati del documento: i PDF portano abitualmente il nome di chi li ha scritti e titoli interni di lavorazione, e un link viene ricondiviso molto più spesso di un allegato.