Cómo enviar por correo un PDF demasiado grande

Tu archivo pesa más en el envío que en el disco

Los adjuntos no se envían como bytes en bruto. Primero se codifican, y esa codificación añade más o menos un tercio al tamaño. Un PDF de 20 MB llega al servidor como unos 27 MB, por eso un archivo que parece estar seguro por debajo de un límite de 25 MB acaba devuelto.

Los propios límites varían más de lo que se piensa. Gmail se para en 25 MB, Outlook.com en 20 MB, y los servidores de empresa suelen estar configurados a 10 MB — y el límite de quien recibe importa tanto como el tuyo. Un mensaje puede salir de tu bandeja y ser rechazado dos saltos después.

Averigua primero qué lo hace pesar

Un contrato de cien páginas escrito a ordenador suele pesar menos de 2 MB. Un escaneo de tres páginas del mismo contrato puede pesar 40 MB. La diferencia es que el escaneo no es texto — son tres fotografías grandes de papel, y el número de páginas no dice nada del peso.

Importa porque el arreglo es distinto en cada caso. Un escaneo responde muchísimo a la compresión. Un PDF de texto que ya pesa 8 MB probablemente lleva fuentes incrustadas e imágenes a resolución completa que la compresión apenas tocará, y necesita dividirse.

Opción uno: comprimirlo

Es el primer paso correcto para cualquier cosa escaneada o llena de imágenes, y suele dejar un escaneo de 40 MB por debajo de 5 MB sin diferencia visible en pantalla. Con los ajustes más fuertes la compresión pierde calidad, así que guarda el original — pero para algo que se va a leer y no a reimprimir, la pérdida no se ve.

Si el resultado sigue siendo grande, probablemente el documento necesita tener menos páginas, no menos bytes.

Opción dos: dividirlo

Dos correos de 8 MB siempre funcionan donde uno de 16 MB no. Dividir un PDF en partes no tiene nada de glamuroso y es totalmente fiable, y además deja que quien lo recibe abra la primera parte mientras llega la segunda.

Si solo hace falta una parte del documento, extraer esas páginas es aún mejor — un archivo más pequeño y menos que leer para la otra persona.

Lo que no funciona

• Meter el PDF en un ZIP. Los PDF ya van comprimidos por dentro, así que un ZIP suele ahorrar un dos o un tres por ciento y añade un paso para quien lo recibe.
• Cambiar la extensión para saltarse un filtro. El servidor de correo lee la firma del archivo, no su nombre.
• Enviarlo dos veces. Si rebotó por tamaño, volverá a rebotar.

Cuando nada cabe

A partir de cierto tamaño, el correo es el canal equivocado y ninguna compresión lo cambia. Pon el archivo en un almacenamiento compartido y manda un enlace. Antes, conviene quitar los metadatos del documento: los PDF suelen llevar el nombre del autor y títulos internos de trabajo, y un enlace se reenvía más lejos que un adjunto.